海外の取引先と荷物のやり取りが多い企業では、日々の入荷確認業務は欠かせません。
しかし、
「海外から入荷する荷物がいつ到着するのか分からないので、毎日何度も荷物追跡サイトで検索している」
といった声をよく耳にします。
入荷確認にかかる作業の手間をどうにかして減らしたいとお悩みの方は多くいらっしゃることでしょう。
そこで本記事では、海外の仕入先からの入荷確認業務をオリジナルシステムによって自動化し、業務効率の向上に貢献した事例をご紹介します。

  • 海外の仕入先や取引先と荷物のやり取りが多い
  • 配送業者の荷物追跡サイトをよく使う
  • Excelでデータを管理しているが、ムダを感じている
  • 作業の自動化、業務の見える化を考えている
目次

1.【入荷確認業務】問題点と作業自動化

今回、入荷確認業務に関してご相談いただいたのは、国内外に多数の協力工場を持つ「株式会社テルミック」様です。
短納期を実現するスピード対応が強みで、日々あらゆる部品を顧客へ納品するため、入荷業務も迅速に行う必要があります。
しかし、海外より仕入れる荷物配送状況確認業務では、下記のような手間が発生していました。

  1. メールに添付されたExcel（出荷一覧表）の内容を別のExcelファイルへ転記する
  2. DHL等の複数の荷物追跡サービスのWebサイトを開き、1件ずつ追跡番号を入力して確認する
  3. リアルタイムな入荷状況を確認するため、上記②を繰り返す
  4. 本日入荷する予定の荷物情報を1件ずつ確認し、Excel（マクロ）で入荷一覧表を出力する

本業務では、荷物がいつ入荷するのか、特に本日入荷予定の荷物は何箱になるのかを判断し、その情報をいち早く現場へと伝えなければなりません。
ところが、上記のように、複数のWebサイトやExcelを何度も行き来した入力作業が発生するため、効率化が課題でした。
そこで、以下のように入荷確認作業をできる限り自動化するシステムを実装しました。

  • Excelのデータをそのまま使って入力作業を減らす
  • 複数の荷物のリアルタイムな配送状況を簡単に確認できるようにする
  • 入荷予定の荷物に関する情報伝達をスムーズにする

2.【荷物追跡アプリ】3つの特徴

それでは、入荷確認作業を自動化できる「荷物追跡アプリ」の機能について、詳しく説明していきます。
大きな特徴は以下の3つです。

  1. Excelファイルの直接取り込み
  2. 海外荷物追跡システムとのリアルタイム連携
  3. バラバラのデータをまとめて分かりやすく表示

Excelファイルの直接取り込み

仕入先からメールで送付される出荷一覧表は、荷物の追跡番号や注文番号等のデータをExcelファイルにまとめたものです。
これまでは、添付のExcelファイルを保存して、別ファイルのExcelマクロを使ってデータを転記していくといった作業が必要でした。

本アプリでは、メールに添付されたExcelファイルをそのままアプリ上にドラッグ＆ドロップするだけで、必要なデータを自動で取り込めます。
取り込むExcelファイルが複数ある場合でも、それぞれドラッグ＆ドロップするだけで、それらのデータをまとめて表示できます。
また、表示された中から入荷一覧に必要なデータを選択して出力ボタンを押すと、入荷一覧表をExcel形式で出力することもできます。

デスクトップアプリ等でデータをインポートする場合、一般的に使用されている形式はCSVファイルです。
しかし、CSVファイルを直接編集する機会はあまり無く、Excelで入力したファイルをそのまま取り込みたいと考えている方は多いのではないでしょうか。
Excelファイルを直接取り込めるようにするためには、業務で使用しているExcelとアプリを連携させる必要があります。
弊社ではお客様に合わせてシステムを設計しておりますので、このような機能の実現が可能です。

海外荷物追跡システムとのリアルタイム連携

国際配送サービスの中でも、よく利用されている業者の一つが「DHL」です。
DHLのWebサイトを利用すれば荷物の配送状況を追跡できますが、追跡番号の同時入力は最大10件までで、詳細情報の表示は1件ずつしかできません。
さらに「OCS」や「UPS」等、複数の配送業者を利用している場合は、複数のWebサイトを開いて各個別々に確認していくことになります。

本アプリでは、追跡番号を入力したり配送業者ごとに複数のWebページを開いたりする必要はありません。
「一括トラッキング」ボタンを押すだけで、自動で取り込んだ全ての荷物についてリアルタイムな配送状況を確認できます。
また、追跡番号ごとに確認ボタンもあり、1つずつ荷物の最新状況を確認することも可能です。
「追跡番号による検索作業」を自動化したことにより、大幅に作業負担が減り、作業時間の削減につながります。

DHLとUPSについてはAPI（異なるプログラムやソフトウェア同士を繋ぐ仕組み）が公開されているため、本アプリのように外部のプログラムと連携することができます。
なお、OCSについては条件付きで連携が可能になります。

バラバラのデータをまとめて分かりやすく表示

Excelの表で作成された出荷一覧表は、同じ追跡番号が振られている箱がどのくらいあるのか、DHLやOCSがそれぞれ何箱あるのか、一見しただけでは分かりません。
出荷された荷物について、知りたい情報がすぐに確認できないという問題がありました。

本アプリは最初に出荷一覧表を取り込んだ時点で、自動で追跡番号ごとにデータが整理されています。
確認したい追跡番号の行を選ぶと、それに紐づけられている箱の番号が表示され、 箱の番号を選択すると、中の荷物に関する情報を一目で確認できます。

どのような業務でも便利で使いやすいExcelですが、共有で同じファイルを編集することには向いていません。
しかしながら各人がバラバラにファイルを利用していると、データの管理が難しくなってしまいます。
そのため、システム導入の際にはデータベースを利用し、Excelで行っていた入力や管理をシステム上で行うというのが一般的です。
現状のExcelデータ構造を分析し、最適なデータベース設計をすることで、バラバラのデータをまとめて分かりやすく表示することが可能になります。

3.【見える化】生産管理システムと連携

荷物追跡アプリによって入荷状況を確認した後は、その情報を迅速に現場へ伝える必要があります。
テルミック様は、生産管理システムを利用し、本日の売上や出荷数といった情報を従業員にリアルタイム共有しています。
システム画面を現場のモニターに表示して、全従業員が出荷達成率等の情報を共有し、進捗状況を常に把握しながら作業できる環境になっています。
今回、生産管理システムと荷物追跡アプリを連動させることで、入荷情報の共有も可能になりました。

弊社では、リアルタイムな情報共有、業務の見える化を実現するため、お客様の業務に合わせたオフィスサイネージも提供しています。
荷物追跡アプリによる「入荷確認作業の自動化」、そして販売管理アプリによる「入荷情報の見える化」によって、入荷業務における作業効率化や現場の生産性向上が期待できます。

4.【まとめ】段階的にシステム化を実現

少子高齢化が進む中で労働人口が減少している昨今、少ない労働力で生産性を維持するため、「RPA（作業者のGUI操作を記録し自動化する技術）」の導入を考えている方も多いと思います。
RPA導入にかかる時間は従来のシステム開発より大幅に短く、手軽に既存の定型業務を自動化できるという点は確かに魅力的です。

しかしながら、RPAは作業内容に変更があった時のルール変更に弱いことから、安定的に稼働させ、継続的に利用するにはあまり向いていません。
定期メンテナンスでアプリのGUIが変更されたり、Webサイトの仕様変更が行われたりすることで、動作が停止してしまうといった問題がいつ起きてもおかしくないためです。

業務を自動化したいと考えていても、システムの導入はハードルが高いのではないか、具体的にどうすれば効果が出るのか分からない等、不安や疑問は尽きないと思います。
弊社では今回ご紹介した事例のように、システムを利用する中で試しながら少しずつ機能やアプリを拡張して、段階的にシステムを成長させられるようサポートしています。
自動化やシステム導入を検討している方は、是非お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ