図面検索ツール
大阪府 S社様
背景・課題：見積時の図面検索業務にかかる時間を短縮したい
大阪府にあるS社様は、長年にわたり精密部品加工・金型・金型パーツ製造を取り扱っています。
これまで手掛けてきた製品の図面は数万件にもおよび、主にDocuWorksで管理しています。お客様から見積依頼があった際は過去の類似図面を検索しますが、数万件を超える図面に対してDocuWorksの検索処理を実行すると結果が出力されるまでに20分ほどかかることも。その間は結果を待ちながら別の作業をしなければならず、非効率な状態が続いていました。
日々増え続ける図面データを有効活用しながらお客様の見積依頼に対して迅速に対応するためには、図面検索業務の時間短縮が喫緊の課題でした。
S社様が基幹システムの見直しを検討した際ご縁のあった当社へ連絡をくださったのがきっかけで、図面検索業務の時間短縮を当社と一緒に取り組みました。
〇DocuWorksとは
DocuWorksは富士フイルムビジネスイノベーションが提供している、ドキュメントハンドリングソフトウェアです。
「DocuWorks Desk」と「DocuWorks Viewer」の２つのアプリケーションで構成されています。
PCに保存されているデータだけではなく、様々な紙の書類も文書データとして取り込んで一括で管理が出来ます。PC上で書き込みをしたり文書プロパティに設定したキーワードやコメントから検索も出来る便利なツールです。
しかし、DocuWorksの標準機能では、ファイルサーバーに保存している図面の数が多くなるとデータの確認に時間がかかり、検索結果の表示に時間を要することも。
ソリューション：DocuWorks APIを使った図面検索ツールを導入
今回S社様が導入したのは、事前にデータベース化した図面情報を持つ図面検索ツール（以下、本ツール）です。
図面に設定された文書プロパティなどの情報をDocuWorks APIを使って事前に変換処理を行い、データベース化しています。データベースにはSQLiteを使用しており、とても軽量で高速処理が可能です。
ファイルサーバを参照するよりも先にSQLiteデータベースを検索して図面データの場所を特定するので、ファイルサーバへのアクセスは必要最低限で済み検索時間の大幅な短縮が見込めます。
ファイルサーバからすべての図面の文書プロパティをSQLiteデータベースに取り込む際、データ量によっては10分～15分程の取込時間が発生しますが、深夜など業務時間外に取込処理を自動実行することで取込時間が業務を圧迫するのを防いでいます。
導入効果：図面検索時間が20分から1分へ
本ツールを導入したことにより、これまでは1回に20分ほど要していた図面の検索が速ければ約1秒で完了。検索結果が多いと画面の描画処理に時間がかかりますが、それでも200件の描画が約1分で完了します。検索が終わったかどうかを気にしながら、他の作業をする必要はありません。
初めて本ツールを使用した際あまりの処理の速さに歓声が上がった、とのお声が届き担当者の感動が伝わりました。
検索結果のサムネイルをクリックしてDocuWorks Viewerを開く際もタイムラグがなく、DocuWorksとの連携もスムーズです。画面の操作にもストレスはありません。
見積に必要な類似図面をすぐに用意でき、見積業務プロセスが改善されました。
図面検索処理の速度を向上させることによって、見積に伴う事務作業の時間を短縮できました。
これからの事業継続に伴う図面の増加や取引量の増大に伴う類似図面検索業務の増加に対しても、最小限の事務スタッフ追加で対応することが可能です。
事務担当者を単純作業から解放し、顧客対応力を高める付加価値の高い業務に時間を割くことができるようになりました。
現在、S社様と当社は今回導入した図面検索ツールを発展させ、より細やかなノウハウのデータベース化に取り組んでいます。
本ツールに関するお問い合わせはこちらから。