取引に関係するファイルを注番に紐付けていつでも取り出せるような仕組みを構築
クリックすると拡大します
電子メールによる仕様や図面のやりとりは便利な反面、後から参照するのが大変です。
登録を自動化する仕組みを作ってしまえば、後から取り出すのが非常に楽になります。
取引に関する情報は、全て後から参照できるようにするべきです。
サーバ上の共有フォルダに一定のルールでファイル名を付けて保存しても良いのですが、保存に手間がかかるために、よほど上手に運用しない限りルールを徹底することが難しいです。
この事例では、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単にファイルと注番を紐づけるようにしました。
また、メールなどに記載されているテキスト情報の一部をドラッグ＆ドロップすれば、自動的にテキストファイルを生成するようにして、些細な情報も漏らさず記録できるようにしました。
得意先からの問い合わせがあった際に、すばやく情報を参照することができるようになるので、顧客満足度の向上にもつながります。